Chia vai theo điểm mạnh nghĩa là giao cho mỗi người phần họ làm tốt và làm vui nhất, rồi xử lý riêng những phần không ai thích bằng cách luân phiên hoặc làm chung. Cách này giúp việc chung xong nhanh và đẹp hơn, nhưng chỉ bền khi không ai cảm thấy mình gánh phần nặng hơn. Bài này đi qua lý thuyết "lợi thế so sánh" của kinh tế học, mô hình vai trong nhóm của Meredith Belbin và cảm giác công bằng, áp dụng cho một nhóm bạn tổ chức chuyến đi hay một nhà lo một dịp lớn.
Lợi thế so sánh: không cần giỏi nhất mới nên nhận việc
Năm 1817, nhà kinh tế học người Anh David Ricardo đưa ra một ý nghe ngược đời trong cuốn Nguyên lý kinh tế chính trị và thuế khoá: kể cả khi một bên làm mọi thứ giỏi hơn bên kia, cả hai vẫn được lợi nếu mỗi bên tập trung vào việc mình kém ít nhất so với người kia. Ricardo minh hoạ bằng Anh và Bồ Đào Nha với vải và rượu vang, nhưng ý ấy áp dụng được cho hai người.
Lấy ví dụ một nhóm bạn đi chơi xa. Lan vừa lên lịch trình giỏi vừa đặt phòng nhanh. Hùng lên lịch trình kém Lan nhiều, nhưng đặt phòng chỉ chậm hơn một chút. Nếu Lan ôm cả hai việc, cô kiệt sức còn Hùng ngồi chơi. Hợp lý hơn là Lan lo lịch trình, Hùng lo phòng. Tổng thời gian của cả nhóm ít hơn, dù Hùng không phải người đặt phòng "giỏi nhất".
Bài học thực tế: đừng để người giỏi nhiều thứ ôm hết. Điều đó vừa làm họ mệt, vừa khiến người khác mất cơ hội góp sức và lâu dần mất cảm giác mình thuộc về việc chung.
Điểm mạnh không chỉ là kỹ năng
Khi chia vai, người ta hay chỉ nhìn kỹ năng: ai nấu ngon, ai rành máy tính. Nhưng ít nhất có bốn thứ cần tính:
- Kỹ năng: làm được và làm tốt.
- Hứng thú: làm thấy vui. Người thích thì thường làm kỹ và không thấy mệt.
- Quỹ thời gian và sức lực: người giỏi nhưng đang làm ca đêm có thể không phải người nên nhận việc sáng sớm.
- Mong muốn học: đôi khi giao việc cho người muốn giỏi lên là cách tốt nhất để nhóm có thêm một người làm được.
Các vai trong nhóm theo Meredith Belbin
Nhà nghiên cứu người Anh Meredith Belbin quan sát nhiều nhóm làm bài tập quản lý tại trường Henley trong thập niên 1970 và viết cuốn Management Teams (1981). Ông thấy nhóm toàn người thông minh nhất chưa chắc thắng; nhóm có đủ các kiểu vai lại thường làm tốt hơn. Về sau ông mô tả chín vai. Mô hình này được dùng rộng rãi trong đào tạo, dù giới nghiên cứu vẫn bàn về độ tin cậy của bảng trắc nghiệm đi kèm, nên hãy xem nó như một tấm gương gợi ý, không phải phép đo.
Rút gọn cho một nhóm bạn hay một gia đình:
| Kiểu vai | Hay làm gì | Ví dụ khi cả nhà lo đám hỏi của em gái |
|---|---|---|
| Người nảy ý | Đưa ra ý tưởng mới | Gợi ý trang trí bằng hoa nhà trồng |
| Người liên lạc | Tìm người, tìm nguồn, hỏi giá | Gọi nhà hàng, gọi người chụp ảnh |
| Người điều phối | Giữ mục tiêu, phân việc | Lập danh sách việc và hạn chót |
| Người làm chắc tay | Biến kế hoạch thành việc cụ thể | Chuẩn bị mâm quả, sắp ghế |
| Người soát lỗi | Kiểm chi tiết cuối | Kiểm lại danh sách khách và giờ đón |
| Người giữ hoà khí | Lắng nghe, xoa dịu | Để ý ai đang mệt, rủ nghỉ ăn |
Một người có thể giữ nhiều vai. Điều quan trọng là nhận ra nhóm mình đang thiếu vai nào. Một nhóm toàn người nảy ý mà không ai soát lỗi thì vui nhưng hay quên vé.
"Không ai thiệt": cảm giác công bằng quan trọng ngang hiệu quả
Năm 1963, nhà tâm lý học J. Stacy Adams đưa ra thuyết công bằng (equity theory): người ta so sánh tỉ lệ giữa phần mình bỏ ra và phần mình nhận lại với tỉ lệ của người khác. Khi thấy lệch, người thiệt thấy bực, và theo Adams, cả người được lợi cũng có thể thấy áy náy. Thuyết này ra đời trong bối cảnh nơi làm việc, nhưng cảm giác ấy ai cũng nhận ra trong gia đình và nhóm bạn.
Những chỗ hay sinh cảm giác thiệt
- Việc vô hình: nhớ ngày, nhắc lịch, theo dõi ai đã trả tiền chưa. Mất nhiều công nhưng ít ai thấy.
- Việc tẻ nhạt rơi mãi vào một người chỉ vì người đó "làm quen tay rồi".
- Việc được khen và việc không được khen: người nấu món chính được cảm ơn, người rửa chồng bát sau đó thì không.
Cách chia trong thực tế: bốn bước
- Liệt kê hết việc, kể cả việc vô hình. Viết ra giấy giúp mọi người thấy tổng khối lượng.
- Mỗi người đánh dấu việc mình thích, việc mình làm được và việc mình rất ngại.
- Giao việc "thích và làm được" trước. Thường chiếm phần lớn danh sách.
- Việc không ai thích thì luân phiên, chia đôi hoặc làm cùng nhau. Làm chung một việc tẻ nhạt, vừa làm vừa nói chuyện, thường đỡ nặng hơn để một người làm một mình.
Sau khi xong việc, hỏi lại nhau một câu: "Lần này có ai thấy mình làm quá nhiều không?" Câu hỏi đó chỉ mất mười giây, nhưng cho phép người đang âm thầm gánh nặng lên tiếng trước khi bực bội tích lại.
Bẫy thường gặp khi chia theo điểm mạnh
- Đóng khung người khác: "Em giỏi giao tiếp thì em gọi điện mãi." Người ta cũng cần được nghỉ khỏi vai quen thuộc.
- Chia theo giới hay tuổi thay vì theo người: "Con gái thì lo bếp", "anh cả thì lo tiền". Mỗi người có điểm mạnh riêng, không phải theo khuôn.
- "Để anh làm cho nhanh": người giỏi làm thay vì kiên nhẫn để người kia làm chậm. Lần sau người kia càng không dám nhận.
- Không đổi vai khi hoàn cảnh đổi: người đang ốm, đang có con nhỏ, đang bận thi cần được giảm phần.
Đổi vai để hiểu nhau
Thỉnh thoảng đổi vai có chủ đích cũng có ích. Người quen lo lịch trình thử nhận phần đặt phòng, người quen đứng bếp thử lo phần đón khách. Đổi vai không phải để làm tốt hơn, mà để mỗi người thấy phần việc của người kia thật sự tốn công thế nào. Sau một lần như vậy, lời cảm ơn thường cụ thể và thật lòng hơn hẳn, và nhóm cũng có thêm người "dự phòng" khi ai đó bận.
Góc nhìn hôm nay
Chia vai tốt không phải một bảng phân công cố định mà là một cuộc trò chuyện được lặp lại. Mỗi dịp lớn — một chuyến đi, một đám cưới trong nhà, một buổi họp mặt bạn bè — là dịp để thử: ai thích phần nào, ai muốn học phần nào, phần nào ai cũng ngại. Muốn tìm hiểu thêm, cuốn Management Teams của Belbin vẫn được in lại, và chương về lợi thế so sánh trong bất kỳ giáo trình kinh tế học nhập môn nào cũng giải thích ý của Ricardo bằng ví dụ dễ hiểu.
Câu hỏi thường gặp
Lợi thế so sánh là gì, giải thích dễ hiểu?
Là ý tưởng của David Ricardo (1817): mỗi bên nên tập trung vào việc mình kém ít nhất so với bên kia, kể cả khi một bên giỏi hơn ở mọi việc. Áp vào nhóm người, điều đó có nghĩa người giỏi nhiều thứ không nên ôm hết, vì cả nhóm sẽ làm chậm hơn.
Chín vai trong nhóm của Belbin gồm những gì?
Meredith Belbin mô tả các vai như người nảy ý, người tìm nguồn lực, người điều phối, người thúc đẩy, người đánh giá, người làm việc nhóm, người thực hiện, người hoàn thiện và chuyên gia. Mô hình hữu ích để nhận ra nhóm đang thiếu vai nào, nhưng không nên dùng như một bài kiểm tra chính xác.
Làm sao chia việc nhóm để không ai thấy thiệt?
Liệt kê cả việc vô hình, để mỗi người chọn việc mình thích, rồi luân phiên hoặc làm chung những việc không ai muốn. Sau mỗi lần, hỏi nhau xem có ai thấy mình làm quá nhiều không để điều chỉnh.
Có nên chia việc theo giới tính hay tuổi?
Không nên mặc định. Mỗi người có kỹ năng, hứng thú và quỹ thời gian riêng; chia theo khuôn "con trai làm việc này, con gái làm việc kia" dễ bỏ phí điểm mạnh thật và tạo cảm giác bất công.
